1. Bedarf und Anforderungen definieren:

Welche Produkte benötigst du? (Frisches Gemüse, Fleisch, Fisch, Molkereiprodukte, Trockenwaren, Getränke, Non-Food-Artikel wie Reinigungsmittel, Verpackungen etc.)

Welche Qualität erwartest du? (Bio, regional, saisonal, bestimmte Güteklassen, Frischekriterien, Nachhaltigkeitszertifikate?)

Welches Volumen benötigst du und wie oft? (Täglich, mehrmals wöchentlich, einmal wöchentlich? Große Mengen, kleinere Mengen?)

Welches Budget hast du? (Preisspanne pro Produkt, Verhandlungsspielraum.)

Lieferbedingungen: (Lieferzeiten, Lieferintervalle, Mindestbestellwerte, Kühllieferungen, Anlieferungsort.)

Zahlungsbedingungen: (Rechnungsstellung, Zahlungsfristen, Rabatte für Frühzahler.)

Service und Support: (Erreichbarkeit bei Problemen, Retourenmanagement, Notfalllieferungen, persönliche Beratung.)

Lagerkapazitäten: Wie viel Platz hast du für die Lagerung?

2. Recherche und Identifikation potenzieller Lieferanten:

Empfehlungen: Frage andere Gastronomen (nicht deine direkten Wettbewerber) nach ihren Erfahrungen. Mundpropaganda ist oft Gold wert.

Messen und Fachveranstaltungen: Besuche regionale Lebensmittel- und Gastronomiemessen. Hier kannst du viele Lieferanten persönlich treffen, Produkte probieren und Kontakte knüpfen.

Online-Recherche:

Spezialisierte B2B-Plattformen für Gastronomiebedarf.

Webseiten von Großhändlern und spezialisierten Anbietern.

Regionale Erzeugerverbände (für regionale Produkte).

Direktansprache von Erzeugern: Wenn du Wert auf Regionalität legst, suche direkt nach Bauernhöfen, Gärtnereien, Metzgern oder Bäckern in deiner Nähe.

Branchenverzeichnisse: Online und Print.

3. Bewertung und Auswahl der Lieferanten:

Sobald du eine Liste potenzieller Lieferanten hast, ist es Zeit für eine detaillierte Prüfung:

Angebote einholen: Kontaktiere die Lieferanten und fordere detaillierte Preislisten und Konditionen an. Sei präzise in deinen Anfragen.

Qualität der Produkte prüfen:

Muster anfordern: Lass dir Proben der wichtigsten Produkte liefern und teste diese gründlich (Geschmack, Textur, Frische, Haltbarkeit).

Besuche vor Ort: Wenn möglich, besuche den Lieferanten (z.B. einen Bauernhof, eine Fischfarm, eine Produktionsstätte), um dich von den hygienischen Bedingungen und der Qualitätssicherung zu
überzeugen.

Preise vergleichen: Nicht nur der Stückpreis zählt, sondern auch Lieferkosten, Mindestbestellwerte und mögliche Mengenrabatte. Achte auf versteckte Kosten.

Zuverlässigkeit:

Referenzen einholen: Frage nach anderen Kunden und kontaktiere diese (mit Zustimmung des Lieferanten).

Probelieferungen: Vereinbare einige Probelieferungen, um Pünktlichkeit, Vollständigkeit und die Qualität der Lieferung unter realen Bedingungen zu testen.

Kommunikation und Service: Wie schnell reagiert der Lieferant auf Anfragen? Ist die Kommunikation klar und professionell? Gibt es einen festen Ansprechpartner?

Flexibilität: Kann der Lieferant auf kurzfristige Änderungen reagieren? Wie sieht es mit Notfalllieferungen aus?

Zertifizierungen und Nachhaltigkeit: Wenn dir diese Aspekte wichtig sind, frage nach Bio-Zertifikaten, HACCP-Konzepten, Tierschutzstandards etc.

Wettbewerbsfähigkeit: Bleibt der Lieferant auch langfristig wettbewerbsfähig? Bietet er Innovationen oder neue Produkte an?

4. Verhandlung und Vertragsabschluss:

Verhandle die Konditionen: Sei bereit zu verhandeln, sowohl über Preise als auch über Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Klare Vereinbarungen treffen: Halte alle wichtigen Punkte schriftlich fest (Lieferzeiten, Preise, Qualitätsstandards, Retourenbedingungen, Kündigungsfristen).

Regelmäßige Überprüfung: Die Beziehung zu deinen Lieferanten ist dynamisch. Überprüfe regelmäßig die Lieferqualität, Preise und den Service. Sei bereit, bei Bedarf den Lieferanten zu wechseln,
wenn die Leistung nicht mehr stimmt.

Zusätzliche Tipps:

Diversifizierung: Vertraue nicht nur auf einen Lieferanten pro Produktgruppe. Habe immer einen oder zwei Alternativen in der Hinterhand, um Engpässe oder Qualitätsprobleme zu vermeiden.

Aufbau langfristiger Beziehungen: Gute Lieferanten sind Partner. Pflege die Beziehungen, sei fair und zahle pünktlich. Das kann sich langfristig auszahlen (z.B. bei Preisstabilität oder
Sonderlieferungen).

Software-Unterstützung: Es gibt mittlerweile Softwarelösungen, die dir bei der Verwaltung von Lieferanten, Bestellungen und Lagerbeständen helfen können.

Indem du diese Schritte sorgfältig befolgst, kannst du die richtigen Partner finden, die zur Qualität und zum Erfolg deines Restaurants beitragen.